Geschichten aus dem HomeOffice - so gelingt YOUSE das Arbeiten in der Krise

30.03.2020

Trotz Corona geht bei YOUSE die Arbeit weiter. Unter dem Motto Physical Distancing statt Social Distancing setzen wir als Team alle Hebel in Bewegung, um uns weiter auszutauschen, Projekte voranzutreiben und für Kund/*innen und Partner/*innen auf gewohntem Level Ergebnisse zu produzieren.

Was haben wir bisher gelernt:

  • Digitale Tools sind das A und O im Home-Office Alltag. Spätestens jetzt ist es höchste Zeit sich umzuschauen, was machbar ist.
  • In der Cloud liegen alle Dokumente zu den einzelnen Projekten, so dass jede/r von überall darauf zugreifen kann. Lokale Speicherorte werden zum NoGo.
  • Der Videochat bildet derzeit sowohl den Raum für die digitale Kaffeemaschine ab als auch den Konferenzraum für wöchentliche Team-Meetings und Projekttreffen.

Die digitale Kaffeemaschine

Von zuhause arbeiten kann auf Dauer ganz schön einsam sein. Ein gewöhnlicher Office-Tag startet für viele an der Kaffeemaschine, mit einem kurzen Austausch und auch über die Tag hinweg gibt es immer wieder Gelegenheit mal aufzustehen, eine Pause einzulegen und sich die Beine zu vertreten. Deswegen haben wir eine digitale Kaffeemaschine eingerichtet. Einen festen Terminfür einen Videocall, der 8.30-10.00 Uhr allen offen steht. Kurz reinschauen, sehen wer da ist, verweilen bis eine/r dazukommt, kurz plaudern bevor man sich der eigenen ToDo-Liste des Tages widmet. Nicht immer trifft man jm. an. Dennoch gibt sie Gelegenheit mit Kolleg/*innen zu sprechen, in Kontakt zu bleiben und sich auszutauschen.

15 Personen im digital Weekly

Wie gelingt ein Videochat mit 15 Personen. Dafür braucht es ein paar Zutaten:

  • Eine/n guten Moderator/*in und Time-Keeper/*in
  • Eine Präsentation (Googleslide: Alle können daran gleichzeitig arbeiten), in die alle ihre Themen vor dem Treffen einpflegen. So können alle Themen der Reihe nach abgearbeitet werden und jeder kommt zu Wort.
  • Diszipliniert zwischenrufen: Jede/r sollte für sich überlegen, wann ein Sprachbeitrag angebracht ist. Zustimmung oder Ablehnung ist schneller über die Chatfunktion ausgedrückt, als durch wilde Zwischenrufe.
  • Gegebenenfalls sollte die moderierende Person wichtige Punkte aus dem Chat aufgreifen und der postenden Person das Wort erteilen.
  • Das Mikrofon stummschalten, wenn man nicht spricht, hilft Nebengeräusche zu minimieren und zu vermeiden, dass Sprechende sich selbst durch das Mikro eines anderen hören.
  • Kopfhörer mit integriertem Mikro tragen ebenfalls zu mehr Ruhe und besserer Tonqualität bei.
  • Bloß nicht ablenken lassen - egal ob große Kinderköpfe die Kamera blockieren oder Katzen durchs Bild laufen, ab jetzt sind alle willkommen.

Slack

ist für uns zum Ersatz des kurzen Gesprächs mit den KollegInnen geworden, statt mal kurz über den Tisch zu fragen, werden Fragen unter allgemein an alle oder in speziellen Channels zu einzelnen Themen und Projekten geteilt. Das hat die Vorteile, dass Wissen nachhaltiger und für alle festgehalten wird und andere KollegInnen nicht gestört werden → so könnte auch nach der Homeoffice-Zeit der Lärm im Großraumbüro reduziert werden. Auf eine Frage erhält man schonmal die Antwort: “Triff mich in 5 Min. unter folgendem Link in meinem Büro und wir quatschen kurz.”

Flexibilität

ist dieser Tage angesagt und ausdrücklich erwünscht. 9 till 5 – Jobs waren schon vor COVID-19 irgendwie nicht mehr up-to-date. In Quarantänezeiten müssen wir uns fragen, wie wir unsere Zeit am besten gestalten. Das fordert nicht nur Selbstdisziplin der Mitarbeitenden, sondern auch Vertrauen von Chef oder der Chefin.

So geht's bei YOUSE:

  • Wer zu Hause sitzt braucht regelmäßig frische Luft und Sonne. Ausgedehnte Mittagspausen, die Zeit zum Spazieren, Joggen oder Balkon-Kaffees lassen, sind ausdrücklich erwünscht.
  • Ein Call kann durchaus mal nach 19 Uhr stattfinden, wenn Kids im Bett liegen.
  • Auch für eigene Einkäufe oder Einkäufe, für diejenigen, die nicht raus gehen können, Versorgung von Pferden oder anderen Erledigungen, die nicht so flexibel sind, muss zwischendurch mal ein Zeitfenster herhalten.
  • Es gilt Raum zu schaffen auch ungewöhnliche Arbeitszeiten auszutesten. Das kann den Druck für einige deutlich runterfahren. Auch wenn weiterhin auf Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit geachtet werden sollte. Dazu ist es ratsam aktiv bei Feierabend und in den Pausen den Arbeitsplatz zu verlassen und sei es nur vom Küchentisch aufzustehen und ins Wohnzimmer zu wechseln. 

Seit zwei Wochen sieht der YOUSE Arbeitstag so aus wie beschrieben und täglich entstehen neue Ideen auch diese Krise zu meistern. Sie haben Fragen oder möchten sich austauschen zum Thema remote work? Kommen Sie gerne auf uns zu: jantje.meinzer@youse.de